Privatlivspolitik for Epinion

Formål

Epinion respekterer enhvers persons ret til privatliv og ret til korrekt og lovlig behandling af deres personlige oplysninger. Som en betroet og profileret analysevirksomhed er det vigtigt for Epinion, at vores mange forskellige interessenter har tillid til vores behandling af fortrolige og personlige oplysninger. Denne privatlivspolitik skal understøtte, at Epinion overholder den til enhver tid gældende lovgivning, opfylde og overholde den gældende databeskyttelsesret, herunder EU’s databeskyttelses¬forordning (EU forordning 2016/679) og lov om behandling af personoplysninger. Ydermere understøtter denne, at Epinion lever op til de internationale etiske retningslinjer for analysevirksomheder, der er vedtaget af ESOMAR, analysevirksomhedernes internationale brancheorganisation. Formålet med denne privatlivspolitik er derfor at sikre gennemsigtighed og lovlighed i vores behandling af personlige oplysninger overfor de personer, vi analyserer, medarbejdere, kunder og samarbejds¬partnere. Epinion sikrer løbende, at alle vores medarbejdere har kendskab til og arbejder i overensstemmelse med denne privatlivspolitik.

Kontaktoplysninger på vores Databeskyttelsesrådgiver

Epinion er en virksomhed, der behandler personlige og fortrolige oplysninger på mange borgere, hvorfor vi har vurderet, at det er nødvendigt for os at have en databeskyttelsesrådgiver. Du kan frit kontakte vores databeskyttelsesrådgiver, hvis du har brug for rådgivning om brug af dine rettigheder, eller hvis du har andre spørgsmål om Epinions behandling af persondata. Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver: Birgitte Forum Christensen

  • T: +45 87 30 95 00
  • E: dpo@epinionglobal.com

Grundlag, formål og principper for behandling af dine personoplysninger

Vi behandler forskellige typer oplysninger om dig, alt efter om du er deltager i en undersøgelse, medarbejder eller partner. Den største del af vores personlige oplysninger stammer fra deltagere i undersøgelser og analyser samt vores medarbejdere. Denne privatlivspolitik er derfor særligt henvendt mod disse grupper, da vi ikke behandler personlige oplysninger om partnere eller kunder, til andre formål end kontraktopfyldelse mellem virksomheder. Endelig får vi også oplysninger om dig via cookies når du besøger vores hjemmeside. Vores undersøgelser følger altid et legitimt og anerkendelsesværdigt formål. I nogle undersøgelser behandler vi personoplysninger på vegne af offentlige myndigheder, interesseorganisationer eller virksomheder, i disse tilfælde er vi databehandler. Du kan læse mere om hvad dette betyder for dig, og dine rettigheder, i afsnit 9 i denne privatlivspolitik.

Hvis du deltager i en undersøgelse

Vi behandler kun de oplysninger om dig, som er nødvendige i forhold til at opnå formålet med undersøgelsen. Hvis du deltager i en af vores analyseopgaver, som f.eks. et telefoninterview eller et panel op til et folketingsvalg søger vi altid at minimere de data, som vi indsamler til vores undersøgelser ved kun behandle de oplysninger og stille de spørgsmål, der er relevante for opgaven. Deltagelse i vores undersøgelser er altid frivillig, og sker på grundlag af et informeret samtykke. Vi fortæller dig altid formålet med undersøgelsen, og behandler ikke oplysninger om dig, hvis du ikke ønsker at deltage. Herudover bestemmer du selv, hvor mange og hvilken type oplysninger du vil afgive. Det er vigtigt for Epinion, at du deltager frivilligt i vores undersøgelser, og at du har en positiv oplevelse uden pres. Du har altid mulighed for frit at trække dit samtykke tilbage

Hvis du er medarbejder eller ansøger

Hvis du er medarbejder i Epinion behandler vi kun de oplysninger om dig, som er nødvendige i forhold dit ansættelsesforhold og for at vi kan varetage vores lovmæssige forpligtelser. Hvis du ansøger om en stilling i Epinion, behandler vi ikke flere oplysninger end der er nødvendigt for at vurdere din ansøgning, og vi beholder kun dine oplysninger i en begrænset periode, hvis du ikke får stillingen, jf. nedenfor i afsnit 6 og 7.

Videregivelse

Epinion videregiver ikke oplysninger om dig til tredjeparter uden dit samtykke, medmindre vi gennem lovgivning eller på anden vis er retligt forpligtet.

Videregivelse hvis du deltager i en undersøgelse

Hvis du deltager i en undersøgelse, vil du altid forinden blive informeret om, hvorvidt din deltagelse er 100 % anonym, så det kun er Epinions medarbejdere der kender din identitet, eller hvorvidt dine besvarelser bliver delt med andre, f.eks. den kunde der har bestilt undersøgelsen. Derved er du sikker på at afgive dit samtykke på et informeret grundlag.

Herudover videregiver vi oplysninger i følgende tilfælde:

    • Oplysninger videregives til databehandler, som vi har indgået en databehandleraftale med, og som handler under instruks fra os. Databehandling sker altid i overensstemmelse med vores privatlivspolitik, og med de fornødne sikkerhedsforanstaltninger.
    • I de tilfælde hvor vi laver undersøgelsen på vegne af en anden dataansvarlig, kan vi være lovligt eller kontraktligt forpligtet til at videregive de svar du giver. Vi vil altid informere dig på forhånd om, hvorvidt dine oplysninger bliver videregivet

Videregivelse hvis du er ansøger eller medarbejder

Vi videregiver ikke dine oplysninger til nogen tredjepart, hvis du er ansøger til en stilling. Tilsvarende videregiver vi ikke oplysninger om vores medarbejdere uden deres samtykke. Vi videregiver dog oplysninger hvor det er lovligt påkrævet, herunder i følgende tilfælde:

    • Oplysninger på ansatte videregives til offentlige myndigheder, i de tilfælde hvor vi i henhold til lovgivningen er forpligtet til at dele dine oplysninger, for eksempel med SKAT eller andre i forbindelse med dit ansættelsesforhold.
    • Oplysninger videregives til private i forbindelse med dit ansættelsesforhold, f.eks. pensionskasser.

Disse typer af oplysninger behandler vi om dig

Undersøgelser

I forbindelse med vores undersøgelser oplyser vi altid om, hvilke kategorier af oplysninger, som vi behandler. Alle undersøgelser er forskellige, og vi indsamler derfor forskellige datatyper alt efter formålet med undersøgelsen. Vi behandler typisk disse oplysninger i forbindelse med undersøgelser og analyser:

    • Navn, adresse, telefonnummer, for at komme i kontakt med dig.
    • CPR-nummer, udleveret på lovlig vis gennem ansøgning ved Datatilsynet eller fra CPR-registret, i de sager, hvor vi laver undersøgelsen på vegne af en offentlig myndighed eller som led i et projekt i samfundets interesse.

Herudover behandler vi de oplysninger, som du selv afgiver i forbindelse med deltagelse i vores undersøgelser. De kan handle om alt fra kundetilfredshed til politiske målinger og tilhørsforhold. Det er derfor ikke muligt her at give en fuldstændig liste. Du vil dog altid blive informeret om, hvilken type af oplysninger vi har brug for i undersøgelsen.

Medarbejdere og ansøgere

I forbindelse med ansættelse eller rekruttering behandler vi følgende oplysninger om dig:

  • Navn, adresse, telefon, e-mail,
  • CV
  • Ansøgning
  • Straffeattest (hvis det kræves i forbindelse med tilbud om ansættelse)
  • Referencer
  • Eksamensbeviser/diplomer
  • CPR. Nummer
  • Fagforeningsmæssige forhold
  • Andre oplysninger der har relevans for ansættelsen

Under ansættelse og i forbindelse med opsigelser, kan vi udover ovenstående oplysninger behandle følgende oplysninger:

  • Helbredsoplysninger
  • Timesedler
  • Ferieoplysninger
  • Barsen
  • Andre oplysninger med relevans for ansættelsesforholdet

Dine rettigheder

I henhold til EU’s databeskyttelsesforordning, og den danske databeskyttelseslov har du en række rettigheder, som du kan påberåbe dig i forbindelse med Epinions behandling af personoplysninger. Disse rettigheder er som følger.

Oplysningspligt

Ved indhentelse af oplysninger skal vi oplyse dig om følgende:

  • Hvem vi er
  • Formålet med behandlingen, og hvilket retligt grundlag vi behandler dine oplysninger på
  • Hvor længe vi opbevarer dine oplysninger, eller hvilke kriterier der anvendes til at fastlægge opbevaringslængden
  • Din ret til frit at trække et samtykke tilbage
  • Kontaktoplysninger på vores databeskyttelsesrådgiver
  • Din mulighed for at klage

Indsigtsret

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig, og ret til at få en kopi af eventuelle oplysninger, som vi ligger inde med udleveret, herunder oplysninger om hvem der har givet oplysninger hvis de ikke kommer fra dig selv. Du skal dog være opmærksom på, at denne rettighed kan være indskrænket som følge af forskningsparagraffen i den danske databeskyttelseslov.

Retten til sletning og retten til at få rettet oplysninger

Du har ret til at få oplysninger om dig slettet eller rettet. Du har ret til at få slettet dine oplysninger når de ikke længere er nødvendige, eller hvis du vælger at trække dit samtykke til vores behandling tilbage. Du kan desuden kontakte os, hvis du mener, at vi behandler dine persondata ulovligt. Når du henvender dig med en anmodning om at få dine oplysninger slettet eller rettet, vurderer vi hvorvidt betingelserne er opfyldt. Hvis betingelserne er opfyldt retter eller sletter vi dine oplysninger hurtigst muligt, og ellers kontakter vi dig med en begrundelse for, hvorfor du ikke kan få slettet eller rette dine oplysninger. Vi kontakter dig med en bekræftelse, når vi har rettet eller slettet oplysningerne.

Klagemulighed

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du mener vi behandler dine oplysninger ulovligt, eller hvis du mener vi ikke overholder dine rettigheder. Du kan læse mere om din klagemulighed på Datatilsynets hjemmeside, på: https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/

Tidsfrister for sletning og opbevaring

Ved undersøgelser

Epinion sletter eller anonymiserer personoplysninger, når de ikke længere er relevante for det formål de blev indsamlet til. Oplysninger indhentet i forbindelse med en undersøgelse opbevares som udgangspunkt i den periode det er nødvendigt for at færdiggøre undersøgelsen, og op til seks måneder efter undersøgelsen er afsluttet, i tilfælde af eventuel revidering eller indsigelse fra kunden. Epinion forestår desuden længevarende undersøgelser, hvor det kan være nødvendigt at opbevare oplysningerne i en årrække for at sammenligne data over en længere periode. Desuden kan vi opbevare oplysninger længere af hensyn til statistiske formål og driftsmæssige hensyn, eller af hensyn til særlige retlige forpligtelser.

Om medarbejdere og ansøgere

Vi opbevarer som minimum altid relevante personoplysninger i 5 år af hensyn til bogføringsloven, herunder oplysninger om lønudbetaling, og andre oplysninger om ansættelsesforholdet. Desuden opbevarer vi personoplysninger i længere tid, hvis der er anden lovgivning der pålægger opbevaring. Vi opbevarer kun jobansøgninger vi har modtaget i en periode på seks måneder.

Epinion som Databehandler

I nogle analyseopgaver er det ikke Epinion som er dataansvarlig, men databehandler. Det er vi i de opgaver, hvor vi behandler oplysningerne på vegne af en kunde, hvad enten denne er privat eller offentlig. I disse tilfælde arbejder vi under instruks fra kunden, og det er derfor kunden der bestemmer opbevaringslængden, og som er ansvarlig for overholdelse af dine rettigheder, med den nødvendige assistance fra Epinion. Når vi er databehandler kan vi få udleveret personlige oplysninger fra kunden, og i disse sager er det kundens forpligtelse at sørge for, at der er retligt grundlag for at videregive oplysninger til os. Vi påtager os aldrig opgaver, hvor der ikke er det nødvendige grundlag for behandling af oplysninger, eller hvor behandlingen på anden vis vil være ulovlig eller uetisk.

Informationssikkerhed

Epinion har vedtaget en informationssikkerhedspolitik, der garanterer fortroligheden, integriteten og tilgængeligheden af oplysninger, gennem organisatoriske og tekniske sikringsforanstaltninger. Alle oplysninger bliver behandlet i overensstemmelse med denne privatlivspolitik og informationssikkerhedspolitikken. Herved sikrer vi, at personoplysninger ikke går til grunde, kommer uvedkommende til kendskab, eller utilsigtet ændres. Vores informationssikkerhedspolitik sikrer desuden risikovurdering og konsekvensanalyse ved ændringer i IT-systemer eller vores interne arbejdsgange. Derved er dine oplysninger sikret et højt niveau af beskyttelse hos os.